Microsoft Access jest narzędziem do tworzenia baz danych. Zbudowany jest z wielu obiektów połączonych ze sobą strukturalnie. Do tych obiektów zalicza się: tabele, kwerendy, formularze, raporty, makra, moduły. Tabele są jedynym obiektem służącym do przechowywania danych, natomiast kwerendy służą do modyfikowania tych danych lub łączenia pól z tabel. Formularze i raporty są obiektami prezentującymi dane. Makro jest to określona czynność podana za pomocą definicji, a moduł jest to obiekt zawierający niestandardowe procedury kodujące.
Tabele służą do przechowywania danych, które można uzyskać za pomocą kwerend i wyświetlić za pomocą raportu albo za pomocą formularza. Należy zaobserwować fakt, ze aplikacje (raporty i formularze) korzystają z danych pochodzących bezpośrednio z tabeli lub "przefiltrowanych" przez kwerendy.
Zdarzenia w formularzach i raportach (widoczne w widoku projekt) mogą być wywoływane przez makra lub procedury VBA. Zdarzenie jest to każda zmiana w stanie obiektu w Accessie. Przykładem są makra lub procedury VBA wywoływane w odpowiedzi na otwieranie okna formularza, zmiany danych w bieżącym rekordzie czy indywidualnym formancie (obiekt w formularzu lub raporcie, który zawiera dane) lub wprowadzenie nowego wiersza za pośrednictwem formularza. Makro lub procedurę można zaprojektować tak, by przy wprowadzaniu danych reagowały na naciśnięcie klawisza.[6]
Korzystając z makr i modułów można zmieniać przebieg aplikacji: otwierać, filtrować i modyfikować dane w formularzach oraz raportach, wykonywać kwerendy i budować nowe tabele. Za pomocą VBA można stworzyć, zmodyfikować lub usunąć każdy obiekt w Accessie; manipulować danymi w bazie danych w każdym wierszu i kolumnie oraz definiować obsługę wyjątków
1. Tabela jest obiektem definiowanym i używanym do przechowywania danych. Każda tabela zawiera informacje o określonym podmiocie, np. o klientach czy zamówieniach. Tabele zawierają pola (lub kolumny), w których przechowywany jest określony rodzaj danych, np. nazwisko, adres, oraz rekordy (lub wiersze), w których znajdują się informacje dotyczące jednego, konkretnego podmiotu, np. wszystkie informacje dotyczące pana Kowalskiego. W celu szybkiego wyszukiwania danych należy określić klucz podstawowy (jedno lub więcej pól, które mają unikatową wartość dla każdego rekordu) i jeden lub więcej indeksów w każdej tabeli.
2. Kwerenda jest obiektem, który wprowadza niestandardowy widok danych z jednej lub więcej tabel. W Accessie można używać kwerendy graficznej dzięki mechanizmowi QBE (query by example - wyszukiwanie przez przykład) lub napisać polecenia SQL w celu stworzenia własnych kwerend. Można też polecić kwerendom wybieranie, uaktualnianie, wstawianie i usuwanie danych oraz tworzenie nowych tabel z danych, które znajdują się w istniejących już tabelach.
3. Formularz jest obiektem zaprojektowanym z myślą o wprowadzaniu i wyświetlaniu danych lub kontrolowaniu pracy aplikacji. Formularzy używa się do dostosowywania prezentacji danych, które aplikacja pozyskuje z kwerend lub tabel; można je także wykorzystywać do tworzenia wydruków. Można polecić, by formularz korzystał z makr lub procedur VBA do obsługi dowolnej liczby zdarzeń, np. wykonywał procedurę przy zmiennej wartości danych.
4. Raport jest to obiekt przeznaczony do formatowania, prowadzenia wyliczeń, drukowania i podsumowywania wybranych danych. Można go zobaczyć na ekranie przed wydrukiem.
5. Makro jest obiektem będącym strukturalną definicją jednej lub więcej czynności, którą Access ma wykonać w odpowiedzi na konkretne zdarzenie, np. makro otwiera drugi formularz w odpowiedzi na wybranie pewnej pozycji w formularzu głównym (rysunek). Inne makro może weryfikować poprawność zawartości pola zawsze wtedy, gdy jego wartość ulegnie zmianie. W makrach można definiować również proste warunki określające, kiedy jedna lub więcej czynności powinna być wykonana, a kiedy pominięta. Makra mogą być używane do otwierania i wykonywania kwerend, otwierania tabel, do drukowania lub przeglądania raportów. Z poziomu makra można też mieć dostęp do innych makr lub procedur VBA.
